Information om personuppgiftsbehandling

Det NCC-bolag som tillhandahåller den webbplats du besöker är normalt sett personuppgiftsansvarigt för sådan behandling av personuppgifter i enlighet med denna informationstext.

Det NCC-bolag med vilket ditt företag har en affärsrelation ansvarar normalt sett för hantering av uppgifter i våra affärsportaler inom ramen för avtalsförvaltning och upphandling.

Respektive NCC-bolag ansvarar för kundkännedomskontroller, användarkontohantering i våra affärsportaler och för rapporter avseende överträdelser av NCC:s riktlinjer och policys samt för att fullgöra sina egna rättsliga förpliktelser och för att fastställa och göra gällande rättsliga anspråk.

Vi samlar in personuppgifter från:

• Dig själv. Vi samlar in de personuppgifter som du själv lämnar till oss t.ex. i samband med användning av våra webbplatser och andra digitala kanaler eller när du kontaktar oss.
• Medarbetare. Vi kan samla in personuppgifter om dig från medarbetare som lämnar dina personuppgifter till oss, t.ex. i samband med kommunikation eller när medarbetaren frivilligt lämnar dina uppgifter till oss eller i samband med mottagande av visselblåsarrapporter.
• Samarbetspartners. Vi kan samla in dina personuppgifter från samarbetspartners, t.ex. i samband med att vi genomför ett event eller en annan aktivitet tillsammans med sådan samarbetspartner. När vi genomför kundkännedomskontroller (KYC) rörande ledande befattningshavare hos kunder och leverantörer kan uppgifter även inhämtas från fristående företag som hjälper oss med sådana undersökningar. Vi kan även inhämta uppgifter från kreditupplysningsföretag.
• Sociala nätverksplattformar. Om du besöker våra kanaler på sociala medier samlar vi in de personuppgifter som du lämnar till oss via dessa kanaler, t.ex. för att besvara frågor som du har eller för att kommunicera om oss, vår verksamhet eller våra tjänster och erbjudanden.
• Koncernbolag. Bolagen inom NCC-koncernen samarbetar med varandra och delar därför uppgifter sinsemellan t.ex. i samband med kommunikation för hantering av kund- och leverantörsförhållanden.
• Externa personer. Vi kan även samla in personuppgifter om dig från externa personer som lämnar dina personuppgifter till oss, t.ex. i samband med kommunikation eller ett event eller en annan aktivitet eller in samband med mottagande av visselblåsarrapporter.
• Allmänt tillgängliga informationskällor. Vi kan samla in personuppgifter om dig från allmänt tillgängliga källor, såsom myndigheter och offentliga register, t.ex. företagsengagemang för att hantera beställningar och hantera förhållandet med det företag eller organisation som du tillhör.

Vilka personuppgifter vi samlar in beror på hur du interagerar med oss. Vi samlar bara in de personuppgifter som vi behöver, i huvudsak inom följande kategorier av personuppgifter:

• Identitetsuppgifter. Uppgifter som gör det möjligt att identifiera dig, t.ex. ditt namn och i förekommande fall personnummer eller motsvarande.
• Kontaktuppgifter. Uppgifter som gör det möjligt att kontakta dig, t.ex. adress, e-postadress och telefonnummer.
• Användargenererade uppgifter. Uppgifter om din aktivitet och användning av våra webbplatser och våra digitala kanaler, t.ex. klick och besök på webbplatsen och i övrigt ditt beteende på våra webbplatser och i våra digitala kanaler.
• Beställningsuppgifter. Uppgifter om beställd vara eller tjänst, t.ex. varan eller tjänsten, pris och leverans- eller uppdragstid.
• Faktureringsuppgifter. T.ex. betalningsvillkor, kostnadsställe, eller referensnummer, antal timmar, involverad personal.
• Profiluppgifter. Uppgifter som rör din profil, t.ex. din titel, namn på och adress till företaget eller organisationen som du tillhör och avdelning.
• Bild- och ljudmaterial. Uppgifter såsom din bild och din röst som har fotograferats eller spelats in, t.ex. fotografi, film eller ljudinspelning.
• Kommunikation. Innehåll i kommunikation med oss, t.ex. innehåll i e-postmeddelanden eller svar som du lämnar när du t.ex. deltar i en enkätundersökning eller ger feedback och kommentarer.
• Tekniska uppgifter. Tekniska uppgifter om den enhet som du använder vid besök på vår webbplats eller digitala kanaler, t.ex. typ av enhet, version av webbläsare och operativsystem

Om det krävs för att fullgöra ändamålet med behandlingen av personuppgifter kan vi i vissa fall även samla in och behandla andra typer av personuppgifter.

Vi använder dina personuppgifter bland annat vid användning av vår webbplats och våra digitala kanaler, när vi tillhandahåller våra tjänster och produkter till dig, ditt företag eller din organisation, när du kommunicerar med oss, för att bemöta rättsliga krav och för att följa lag.

Nedan listar vi närmare information om varför vi använder dina personuppgifter i olika fall. Samtliga behandlingar av personuppgifter behöver inte gälla för dig utan vilka behandlingar som du omfattas av beror på hur och i vilken roll du interagerar med oss.

Lämna information och kommunicera nyheter

Om du prenumererar på nyhetsbrev, kataloger, pressmeddelanden och liknande information om NCC och dess verksamhet eller beställer sådan information vid enstaka tillfällen behandlar vi dina personuppgifter i syfte att förse dig med efterfrågad prenumeration eller information.

Du har möjlighet att kommunicera med oss ställa frågor eller ge oss feedback gällande våra tjänster och vår verksamhet, t.ex. via e-post eller på våra webbplatser. Om du gör det kommer NCC att behandla dina personuppgifter i syfte att besvara dina frågor eller hantera din feedback.

Offerter, köpförfrågningar och beställningar

Om du skickar offertförfrågan eller förfrågan om köp av våra produkter eller tjänster till oss t.ex. via e-post eller genom någon av våra webbplatser eller om du gör en beställning av produkter (t.ex. asfalt) eller tjänster kommer NCC att behandla dina personuppgifter i syfte att besvara och hantera din förfrågan samt genomföra beställningen och fakturera.

Hantera och besvara dina förfrågningar och meddelanden i våra affärsportaler

Företagskunder och leverantörer hos NCC har tillgång till några av våra affärsportaler där du som kontaktperson t.ex. kan se och hantera pågående projekt och avtal, lämna anbud och hantera fakturor. Om du som kontaktperson hos företagskund eller leverantör hos NCC använder dessa funktioner kommer NCC att behandla personuppgifter i syfte att kunna hantera den pågående relationen och för att svara på och- utvärdera anbud.

Kontakta kunder i marknadsföringssyfte (gäller endast i Finland)

NCC samlar in och behandlar personuppgifter i syfte att kontakta kunder, marknadsföra NCC:s produkter och tjänster inklusive riktad e-postmarknadsföring, onlineannonsering och personliga säljsamtal.

Kundkännedomskontroller (KYC) av leverantörer, samarbetspartners och företagskunder samt ledande befattningshavare

I samband med att en leverantör eller en företagskund avser att ingå en affärsförbindelse med NCC behandlar vi personuppgifter avseende ledande befattningshavare i leverantörens eller kundens verksamhet för att kunna utföra kundkännedomskontroller (KYC). Sådana kontroller sker som ett led i vårt standardförfarande innan avtal ingås med nya leverantörer och företagskunder, i syfte att möjliggöra för NCC att kunna fatta välgrundade affärsbeslut.

Skapa personliga användarkonton på våra webbplatser och i våra affärsportaler

Vissa av NCC:s webbplatser och affärsportaler möjliggör för användare att skapa personliga användarkonton med inloggning. Om du skapar ett konto kommer NCC att behandla dina personuppgifter i syfte att skapa och hantera ditt personliga konto, skapa din inloggning och ge dig tillgång till ditt konto.

Hantera klagomål och fullgöra våra garantiåtaganden avseende våra produkter

Om du inger ett klagomål till oss avseende våra produkter eller tjänster, t.ex. via någon av våra webbplatser eller via e-post, kommer NCC att behandla dina personuppgifter i syfte att undersöka, hantera och besvara dina klagomål för att fullgöra våra garantiåtaganden.

Hantera din anmälan till- och deltagande på event, utbildningar och informationsmöten

Om du anmäler dig till event eller utbildningar, t.ex. via någon av våra webbplatser eller e-post, kommer NCC att behandla dina personuppgifter i syfte att kunna hantera och svara på dina intresseanmälningar och anmälningar. Om du anmäler dig till ett event eller en utbildning kommer vi även att använda dina personuppgifter för att kunna utföra eventet eller utbildningen, t.ex. skicka kallelse.

Administrera intresseanmälningar för kommersiella fastigheter

Om du skickar en intresseanmälan för kommersiella fastigheter, t.ex. via någon av våra webbplatser eller e-post, kommer NCC att behandla dina personuppgifter för att kunna administrera och besvara dina intresseanmälningar.

Marknadsföra NCC i sociala medier

NCC har aktiva profiler i sociala medier, såsom Facebook, Instagram, LinkedIn och Youtube. På dessa plattformar kan NCC publicera artiklar, bilder och videos i syfte att marknadsföra NCC.

Följa upp användningen av, och möjliggöra funktionalitet på våra webbplatser och digitala kanaler

Det är viktigt för oss att förstå hur våra webbplatser och digitala kanaler används för att vi kontinuerligt ska kunna förbättra våra webbplatser och våra digitala kanaler. Vi behandlar därför dina personuppgifter för detta syfte t.ex. när vi samlar in och analyserar besöks- och användarstatistik om hur vår webbplats, digitala kanaler och tjänster används. För att möjliggöra funktionalitet på våra webbplatser, t.ex. för att komma ihåg dina inställningar, använder vi när det är nödvändigt dina personuppgifter för att kunna ge en bättre användarupplevelse på webbplatsen.

Upprätta trafikanordningsplaner

Om du begär upprättande av trafikanordningsplan, t.ex. via någon av våra webbplatser eller e-post, kommer NCC att behandla dina personuppgifter i syfte att kunna administrera din begäran, kommunicera med dig och fastställa Trafikanordningsplanen.

Informera om sprängningsverksamhet och andra åtgärder som kan påverka fastigheter i samband med våra byggprojekt

NCC behandlar personuppgifter om fastighetsägare och andra sakägare för att informera om t.ex. sprängningsverksamhet och andra åtgärder som kan påverka fastigheter i samband med våra byggprojekt.

Besöksregistrering och tillgång till våra arbetsplatser

Om du besöker någon av våra arbetsplatser behandlar vi dina personuppgifter för att kunna registrera dig som besökare, hantera parkeringstillstånd och ge dig access till våra lokaler.

Följa upp, utveckla dokumentera och förbättra verksamheten

Vi behandlar dina personuppgifter när vi genomför övergripande analyser för att följa upp, utveckla och förbättra vår verksamhet, våra affärsmetoder och -strategier. Vi behandlar även dina uppgifter för att i förekommande fall dokumentera vår verksamhet, t.ex. för att hantera och spara avtal, beslutsunderlag, protokoll och presentationer.

Säkerställa efterlevnad av våra riktlinjer, policies, rutiner och tillämplig lagstiftning, inklusive revisioner och utredningar i samband med detta

NCC behandlar i förekommande fall personuppgifter för att säkerställa att leverantörer, företagskunder och andra organisationer med vilka NCC har kontakt (t.ex. vid samarbeten) och dess anställda samt befattningshavare efterlever och tillämpar våra riktlinjer, policys, rutiner (t.ex. NCC:s uppförandekod för leverantörer) och tillämplig lagstiftning. Sådan behandling kan t.ex. innefatta verifiering av körjournaler och fakturor samt åtgärder mot anti-korruption och bekämpning av mutor och kan ske till följd av en rutinåtgärd från NCC:s sida eller om vi har anledning att misstänka misskötsel eller brott. I undantagsfall, vid konkreta misstankar om brott, kan vi genomföra utredningar vilka bl.a. kan innefatta platsbesök, genomgång av e-postkorrespondens och material från kamerabevakning samt intervjuer med berörda individer.

Hantera och bemöta rättsliga krav

Vi använder dina personuppgifter om det är nödvändigt för att fastställa, göra gällande och försvara rättsliga anspråk, t.ex. i samband med en tvist eller en rättsprocess.

Hantera visselblåsarrapporter

NCC behandlar personuppgifter om personer som förekommer i visselblåsarrapporter för att kunna ta emot, utreda och ge återkoppling på sådana rapporter samt för att kunna vidta korrigerande åtgärder.

Uppfylla rättslig förpliktelse

NCC behandlar Personuppgifter i syfte att fullgöra rättsliga förpliktelser inom t.ex. skatte- och redovisningsområdet.

Vi vidtar åtgärder för att säkerställa att de personuppgifter vi behandlar alltid är skyddade och att vår behandling av dem sker i enlighet med gällande dataskyddsregler och våra interna riktlinjer och rutiner. Informationssäkerhet och säkerställande av lämpligt skydd av personuppgifter är avgörande för oss. Vi strävar efter att genomföra säkerhetsåtgärder enligt den internationella standarden ISO 27000 för att fastställa lämplig skyddsnivå för information och för att förhindra och upptäcka avslöjande av personuppgifter till obehöriga parter.

Nedan beskriver vi vilka mottagare som vi delar dina personuppgifter med. Vilka mottagare som vi delar dina personuppgifter beror på hur du interagerar med oss. Om vi inte har angivit annat nedan ansvarar mottagaren för sin egen hantering av dina personuppgifter.

Tjänsteleverantörer

För att hantera personuppgifter delar vi personuppgifter med tjänsteleverantörer som vi har anlitat. Dessa tjänsteleverantörer tillhandahåller exempelvis IT-tjänster. När tjänsteleverantörerna behandlar personuppgifter på vårt uppdrag och enligt våra instruktioner är de personuppgiftsbiträden till oss och vi ansvarar för hanteringen av dina personuppgifter. Tjänsteleverantörerna får inte använda dina personuppgifter för sina egna ändamål och de är skyldiga enligt lag och avtal med oss att skydda dina uppgifter.

Koncernbolag

Bolagen i koncernen samarbetar med varandra och delar därför uppgifter sinsemellan. I den utsträckning koncernbolag hanterar personuppgifter på vårt uppdrag och enligt våra instruktioner, t.ex. för att hantera uppdraget, är de personuppgiftsbiträden till oss och vi ansvarar för deras hantering av dina personuppgifter.

Övriga kategorier av mottagare

NCC kan även lämna ut personuppgifter till mottagare utanför NCC-koncernen såsom:

Vidare kan NCC lämna ut personuppgifter till externa parter såsom IT-leverantörer, kommunikationsbyråer, och andra som tillhandahåller tjänster som behandlar personuppgifter enligt NCC:s instruktioner och uppdrag.

Vi strävar alltid efter att spara personuppgifter inom EU. I vissa fall delas dina personuppgifter med mottagare utanför EU/EES-området, t.ex. tjänsteleverantörer som vi har anlitat.

För att säkerställa att personuppgifterna är skyddade ser vi till att det finns lämpliga skyddsåtgärder på plats med samtliga tjänsteleverantörer som hanterar dina personuppgifter utanför EU/EES-området i ljuset av mottagarlandets lagstiftning. Normalt ingår vi dataöverföringsavtal som innehåller s.k. standardavtalsklausuler för överföring av personuppgifter.

Om du vill ha närmare information om till vilka länder utanför EU/EES-området vi överför dina personuppgifter och vilka skyddsåtgärder som vi har vidtagit för att skydda dina personuppgifter vänligen kontakta oss.

NCC bevarar dina personuppgifter så länge som det är nödvändigt för att uppfylla de ändamål som framgår i denna informationstext om inte en längre bevarandeperiod krävs eller är tillåten enligt lokal lag som NCC är bunden av. Vi använder följande kriterier för att fastställa bevarandeperioden:

• Så länge vi har en pågående relation med dig (antingen som enskild individ eller i din roll som anställd hos ett av NCC anlitat företag);
• så länge som krävs enligt rättsliga förpliktelser som NCC är bunden av (såsom skatte- och redovisningsförpliktelser);
• så länge som är lämpligt mot bakgrund av vår rättsliga ställning (såsom tillämpliga preskriptionsbestämmelser i lag) och
• så länge det är nödvändigt för andra berättigade verksamhetsskäl (t.ex. uppföljning av leverantörsförhållanden och dokumentering av verksamheten).